Để quản lý thời gian hiệu quả

Thời gian làm ra tiền bạc. Nhưng tiền bạc không mua được thời gian. Đó chính là lý do tại sao chúng ta phải sử dụng thời gian “tiết kiệm” hơn tiền bạc.

Trong tất cả các kỹ năng tổ chức cuộc sống, quản lý thời gian là một kỹ năng rất quan trọng. Tuy nhiên, làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả? Hãy lắng nghe ý kiến của các chuyên gia ĐHQG-HCM.

ThS Lê Ngọc Bảo Trâm, khoa Tâm lý học, Trường ĐH KHXH&NV ĐHQG-HCM:

Ma trận quản lý thời gian

Không có cách nào để quản lý thời gian cả. Thay vì cứ chăm chăm vào khái niệm quản lý thời gian, mình hãy đặt trọng tâm vào kỹ năng quản lý công việc. Khi mình biết cách quản lý và cân đối công việc, mọi việc sẽ vận hành một cách suôn sẻ theo kế hoạch và tối ưu hóa thời gian của bản thân.

Khi bắt đầu học cách quản lý công việc hiệu quả, kỹ năng đầu tiên sinh viên cần có đó là kỹ năng đặt mục tiêu. Chúng ta sẽ chia ra từng học kỳ và sắp xếp các mục tiêu theo thứ tự xa gần. Ví dụ trong năm nhất, tôi muốn đạt được học bổng hoặc tôi phải làm quen với các phương pháp học ở đại học. Sau khi đặt mục tiêu, bạn hãy liệt kê xem cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó.

Về mặt huấn luyện kỹ năng, để sắp xếp công việc hợp lý và sử dụng thời gian tối ưu, có một số lý thuyết về quản lý thời gian, tiêu biểu là ma trận quản lý thời gian. Ma trận này gồm 4 khung và được hình thành từ 2 trục: quan trọng và khẩn cấp.

Theo đó, người ta sẽ ưu tiên sắp xếp làm công việc gì trước và làm những công việc gì sau ở từng thời điểm cụ thể. Trước hết, chúng ta sẽ phải ưu tiên và dành hầu hết thời gian trong một ngày cho những việc vừa quan trọng, vừa khẩn cấp nằm ở khung I. Những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp thì đặt ở khung II, chúng ta sẽ dành thời gian ít hơn nhưng phải đảm bảo thực hiện đều đặn mỗi ngày. Nếu trì hoãn, khối lượng công việc sẽ tồn đọng và đến thời điểm nào đó, sẽ có hai trường hợp xảy ra: Một, việc đó trở thành công việc vừa quan trọng, vừa khẩn cấp. Hai, khối lượng công việc quá tải, sẽ “vỡ kế hoạch”. Ngoài ra, chúng ta sẽ làm xen kẽ những công việc không quan trọng nhưng lại cấp thiết ở khung III nhưng ở mức độ kém ưu tiên hơn công việc ở hai khung trước. Cuối cùng, khi đã hoàn thành tất cả công việc ở các khung trên, chúng ta hãy dành thời gian cho những công việc không quan trọng và không khẩn cấp nằm ở khung IV.

Hiện nay, nhiều sinh viên thay vì dành 80% thời gian một ngày cho các công việc ở khung I và II, các bạn lại thực hiện ngược lại, ưu tiên thời gian cho khung III và IV. Điều này vô tình gây ra sự lãng phí trong quỹ thời gian của mỗi người, ảnh hưởng lớn đến tiến độ công việc đã được lên kế hoạch.

ThS Lu Tùng Thanh, Phòng đào tạo Quốc tế, Trường ĐH Bách Khoa ĐHQG-HCM:

Quản lý thời gian bằng công cụ

Nhiều bạn sinh viên ý thức được thời gian là quan trọng, nhưng lại thiếu các công cụ quản lý, hỗ trợ. Vì thế, quỹ thời gian dành cho việc học hành, rèn luyện, công tác xã hội, vui chơi bị xáo trộn và dẫn đến hậu quả là nhiều bạn sinh viên bị “đuối sức”.

Trong 7 thói quen của người thành đạt của Stephen Covey có để cập việc tạo dựng những thói quen tốt và thiết lập mục tiêu rất rõ. Ba thói quen đầu tiên trong này rất quan trọng, là nền tảng để các bạn sinh viên quản lý thời gian hiệu quả. Thói quen thứ nhất là luôn chủ động làm chủ số phận của mình. Thói quen thứ hai là phải có mục tiêu cụ thể khi làm. Và thói quen thứ ba quan trọng hơn hết thảy là ưu tiên cho điều quan trọng hơn.

Nhiều mục tiêu, tương ứng với nhiều hành động, công việc phải làm. Vì thế, các bạn cần phải xác định việc nào quan trọng và cần làm gấp, ưu tiên làm ngay. Để quản lý tốt thời gian thì không thể nào thiếu các công cụ truyền thống như sổ tay hoặc công cụ công nghệ như các phần mềm: Google Calendar, Asana, Todolist, Trello, Evernote, Tick Tick…

ThS Nguyễn Thúy An, Khoa Giáo dục, Trường ĐH KHXH&NV ĐHQG-HCM:

Tạo cam kết như nguồn động lực

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều sách vở, tài liệu chỉ dẫn về phương pháp quản lý thời gian hiệu quả. Sinh viên có thể tiếp cận những tài liệu đó ở trên mạng, trong nhà sách. Nhưng nếu nói về cách thức quản lý thời gian hiệu quả thì nó lại là cả một quá trình.

Chúng ta sẽ phải nói nhiều về vấn đề nhận thức. Mỗi người liệu có nhận thức rằng thời gian là quý giá, hoặc việc quản lý thời gian là cần thiết hay không? Đó là câu trả lời trước nhất khi bắt tay lập một kế hoạch nào đó. Một người nhận thức được quản lý thời gian là một kỹ năng cần thiết thì tiếp sau đó, họ tìm hiểu các công cụ, các phương pháp giúp quản lý thời gian một cách hiệu quả.

Khi hướng dẫn sinh viên, tôi không khuyến khích các bạn lập một kế hoạch dài hạn ngay khi bắt đầu. Thay vào đó, sinh viên nên tự đặt mục tiêu ngắn hạn trong 3 tháng. Nó dựa trên nguyên tắc khi bạn thành công ở những bước nhỏ, bạn sẽ có động lực để bước tiếp những bước lớn. Hãy tưởng tượng bạn đang lên kế hoạch chạy bộ và đặt mục tiêu ngay ngày đầu là bạn sẽ chạy được 3km. Liệu đó có phải là mục tiêu khả thi hay rồi bạn sẽ chán nản và từ bỏ khi không thực hiện được? Vì thế, chúng ta buộc phải thực hiện từ những bước nhỏ nhất và đánh dấu lại để thúc đẩy cho những mục tiêu tiếp theo.

Vậy nếu khi không hoàn thành được những mục tiêu nhỏ, chúng ta sẽ làm gì? Đó thuộc về phạm trù cam kết, được xem là bước quan trọng nhất trong quá trình học cách quản lý thời gian hiệu quả. Khi nắm trong tay công cụ và phương pháp, sinh viên biết quản lý thời gian là sinh viên biết tự cam kết với bản thân mình: giờ nào phải làm việc nấy. Những lời động viên, khích lệ từ người khác hoặc chính bản thân mình cũng được xem là một hình thức hỗ trợ cho việc cam kết với bản thân diễn ra hiệu quả. Sinh viên có thể đặt những lời nhắc nhở, động viên trong điện thoại, trên màn hình máy tính, hoặc ngay trên bàn học để trở thành động lực tốt.

Để tạo ra một động lực thúc đẩy lớn hơn, ta nên lập cam kết với mọi người xung quanh. Đó được xem như một hình thức cam kết. Vì khi bạn đã nói chuyện mình muốn làm cho người khác nghe thì bạn sẽ làm nó với một động lực rất đơn giản rằng bạn sợ bị mất mặt với người khác. Vậy nên, một cách đơn giản để thực hiện cam kết đó là sinh viên nên tuyên bố cam kết đó với mọi người xung quanh. Dần dần, khi những hành động trở thành một thói quen, cam kết cũng sẽ biến mất.

Cuộc sống cũng như một chiếc bình đầy. Những việc quan trọng là sỏi, những việc ít quan trọng hơn là cát và những việc không quan trọng là nước. Một chiếc bình đầy không phải là một chiếc bình đựng đầy một trong ba thứ trên mà là một chiếc bình dung hòa được cả ba theo một trình tự hợp lý. Quản lý thời gian hiệu quả, nói đơn giản, là công cụ giúp cho mỗi người cân bằng được cuộc sống của mình, giúp cho cuộc sống của mình thêm tròn vành và đầy đặn.

KIM QUYÊN - NGUYỄN NHUNG (Bản tin ĐHQG-HCM số 196)